Ordine di Servizio: Fatturazione Elettronica

Fatturazione Elettronica


Il presente Ordine di Servizio ("OdS") è parte integrante e sostanziale delle Condizioni Generali di Servizio ("CGS"). Le CGS e il presente OdS stabiliscono i termini e le condizioni generali per la fornitura del Servizio di Fatturazione Elettronica sia verso la Pubblica Amministrazione, sia verso i soggetti privati ( B2B ) da parte di Register.it al Cliente (ArkotticaPa&B2B).
I termini con iniziale maiuscola utilizzati nel presente OdS hanno il medesimo significato definito nelle CGS.



1 - DEFINIZIONI:

Account: si intende lo spazio riservato al Cliente ai fini dell'accesso mediante user id e password alla Piattaforma e al Servizio di cui alle presenti condizioni, con la garanzia della riservatezza e della concreta reperibilità delle informazioni scambiate con il Cliente.
Cedente/Prestatore: si intende: l'operatore economico cedente del bene o prestatore del servizio che ha l'obbligo di emettere fattura elettronica e che usufruisce del Servizio.
Cliente/i: si intende il soggetto che richiede a Register.it, per sé o per conto di un terzo Cedente/Prestatore, l'attivazione del Servizio;
Conservazione: si intende l'insieme delle attività finalizzate alla conservazione di tutte le Fatture elettroniche emesse e ricevute e delle relative notifiche e ricevute comunicate dal Sistema di Interscambio.
Fattura elettronica: si intende il documento informatico, non contenente codice eseguibile né macroistruzioni, reso o contenuto in un file in formato strutturato nel rispetto di quanto previsto dall'allegato A al D.M. n. 55/2013 per quanto afferisce alla Pubblica Amministrazione, nonché dalla Legge di Stato 205 del 27/12/2017, dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate nr.89757 del 30/04/18 con circolare nr.8/E dello stesso organo in stessa data , nonché successive modificazioni per quanto afferisce ai soggetti privati, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio e da questo recapitato al destinatario; Altresì si intende il documento informatico ricevuto dal Cliente proveniente tramite SDI dal proprio fornitore; può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture.
Intermediario: si intende il soggetto/società autorizzato ed accreditato ai sensi e per gli effetti dell'art. 5 del D.M. n. 55/.2013 per il tramite del quale Register.it eroga il Servizio ai Clienti.
XML: si intende l'insieme di regole per strutturare in formato testo i dati oggetto di elaborazione.
Manuale di conservazione: si intende il documento di dettaglio descrittivo delle regole e delle procedure operative relative al sistema di conservazione in conformità delle specifiche tecniche e normative vigenti, a disposizione del cliente nell'account.
Manuale Utente: si intende il Manuale di istruzioni d'uso contenente le caratteristiche tecniche, a disposizione del cliente nell'account.
Piattaforma: si intende la piattaforma messa a disposizione da Register.it ai propri Clienti per la fruizione del Servizio e che funge quale strumento di accesso e gestione del Servizio, così come meglio specificato nel Manuale Piattaforma, a disposizione del cliente nell'account.
SdI (Sistema di Interscambio): si intende la piattaforma pubblica attraverso la quale si realizza lo scambio dei documenti contabili e conseguentemente della fattura elettronica; tale sistema è istituito dal Ministero dell'Economia e delle Finanze e gestito, ai sensi dell'art. 1, comma 211, Legge n. 244/2007) da Sogei Spa mediante accreditamento delle amministrazioni e degli operatori economici, e /o di terzi intermediari e nel rispetto delle specifiche e delle regole tecniche allo scopo previste dall'Allegato B del D.M. n. 55/2013;
Servizio: si intende il Servizio di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle Fatture elettroniche erogato da Register.it, per il tramite dell'Intermediario, in formula "All inclusive" ed in modalità remota, relativo alla fatturazione elettronica, alla conservazione digitale a norma delle fatture e dei messaggi di notifica e delle ricevute, remota in favore del cliente.

2 - OGGETTO DEL SERVIZIO

2.1. Il Servizio è messo a disposizione da Register.it in modalità "All inclusive" consentendo ai propri Clienti di adempiere agli obblighi relativi all'emissione, alla trasmissione, alla ricezione e alla conservazione delle Fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione e per i soggetti privati, nel rispetto delle disposizioni normative e regolamentari vigenti ad oggi in materia.
2.2. Il Servizio è erogato da Register.it per il tramite dell'Intermediario il quale garantisce la gestione informatizzata della procedura di conservazione, compilazione, emissione, firma, invio e trasmissione, ricezione a norma di legge al/dal Sistema di Interscambio delle Fatture elettroniche emesse e ricevute.
2.3. Ai fini dell'erogazione del Servizio il Cliente autorizza e delega espressamente Register.it e l'Intermediario, mediante un consenso esplicito, automatizzato, espresso direttamente sul pannello di controllo. Tale delega conferisce ai delegati il potere di agire in nome e per conto del cliente per tutta la durata del Contratto, ad eseguire, disgiuntamente tra loro, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa tempo per tempo vigente in materia, le attività di emissione, apposizione della firma digitale, trasmissione, ricezione e conservazione del documento di Fattura Elettronica, ferme restando in via esclusiva ogni responsabilità in capo al Cliente ai fini fiscali ai sensi dell'art. 21 D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633 e ss.mm.ii.

3. CARATTERISTICHE E CONDIZIONI DEL SERVIZIO

3.1. Il Contratto si considera perfezionato dalla data di attivazione del Servizio a norma dell'art. 1327 c.c.. Una volta attivato il Servizio, le condizioni qui esposte dovranno considerarsi parte integrante e sostanziale del rapporto contrattuale instaurato, e con esse il Manuale Utente che contiene la descrizione tecnica del Servizio.
3.2. Il Servizio è fruibile da parte del Cliente mediante l'accesso alla Piattaforma previa creazione da parte del Cliente di un proprio Account a cui verrà associato un codice personale e una password che ne permetterà l'identificazione.
3.3. Attraverso la Piattaforma il Cliente potrà esperire, seguendo le indicazioni riportate nel Manuale Piattaforma, le attività descritte nel Manuale Utente le quali si precisa rimarranno tracciate (nel c.d. registro di log) ai fini del loro corretto svolgimento e della loro riconducibilità ai soggetti autorizzati all'accesso, anche in caso delle ordinarie e/o straordinarie attività tecniche di manutenzione della Piattaforma da parte di Register.it.
3.4. Il Servizio prevede il rispetto dei seguenti passaggi procedurali:
Ciclo attivo:
- l'upload dei documenti da parte del Cliente; gli stessi possono essere trasmessi o inseriti mediante mezzi diversi in base alle scelte operate dal Cliente in fase di attivazione del Servizio;
- i documenti restano sul portale a disposizione di Register.it e dell'Intermediario per la prosecuzione del Servizio.
- il Servizio e il relativo sistema provvedono ad importare e quindi a generare la Fattura Elettronica secondo il tracciato previsto dalle specifiche tecniche di cui al D.M. n. 55/2013 e dalla Legge di Stato 205 del 27/12/2017, dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate nr.89757 del 30/04/18 con circolare nr.8/E dello stesso organo in stessa data e successive modificazioni, con i dati obbligatori e opzionali da esse previsti per come forniti dal Cliente;
- il Servizio esegue, prima dell'invio, una verifica sintattica (senza entrare nel merito del contenuto) del file xml secondo lo schema previsto dalle specifiche tecniche di cui al D.M. n. 55/2013 e dalla Legge di Stato 205 del 27/12/2017, dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate nr.89757 del 30/04/18 con circolare nr.8/E dello stesso organo in stessa data e successive modificazioni e procede a validarlo o, nel caso di esito negativo della verifica, a correggerlo per la parte di competenza dell'Intermediario, oppure a restituirlo al Cliente affinchè apporti le modifiche necessarie e, nel caso vi proceda direttamente, al conferimento di una nuova fattura. Il Cliente sarà in grado di visualizzare l'esito della verifica attraverso la Piattaforma al cui accesso è autorizzato;
- in caso di esito positivo della verifica il Servizio attiva la procedura di firma del terzo delegato e/o dell'emittente, qualora necessario, e provvede all'apposizione del riferimento temporale e quindi all'invio al SdI attraverso il canale accreditato;

Ciclo passivo:
- Il reperimento e l’archiviazione sul portale, delle fatture elettroniche passive del Cliente provenienti tramite il canale accreditato dallo SDI, che riportino il Codice Destinatario indicato da Register.it in fase di attivazione del servizio.

Per entrambi i cicli:
- il Servizio gestisce, attraverso la Piattaforma, tutti i messaggi di notifica/di ricevuta trasmessi e generati dal SdI, i quali vengono messi a disposizione del Cliente;
- le fatture trasmesse e/o ricevute al/dal SdI e ogni comunicazione ricevuta ai fini dell'adempimento degli obblighi di cui alla normativa applicabile in materia, vengono poste in conservazione digitale dall'Intermediario per il tramite di soggetto appositamente individuato, ai sensi e per gli effetti degli artt. 6 e 7 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 e successive modificazioni, nel rispetto delle prescrizioni contenute nel Manuale di Conservazione redatto ai sensi dell'art. 8 del decreto sopra richiamato che deve considerarsi fin d'ora parte integrante del contratto e delle presenti condizioni;
- il Servizio permette anche per il tramite delle infrastrutture a supporto, garantite da procedure di sicurezza adeguate, le attività di backup svolte a cadenze regolari e altresì l'esibizione dei documenti conservati nel rispetto della normativa applicabile in materia e la produzione di copie informatiche ed analogiche conformi alle regole tecniche allo scopo previste.

4 – DURATA

4.1. Il Servizio avrà corso dalla data della sua attivazione e fino ai dodici mesi successivi.
4.2. A seconda della scelta effettuata dal Cliente nel corso della procedura d'acquisto, o anche successivamente dal proprio Account, il Servizio potrà avere scadenza a) con o b) senza rinnovo tacito.
a) Nel caso di scadenza con rinnovo tacito e pagamento con carta di credito i corrispettivi verranno addebitati, nei termini previsti ed alle condizioni esistenti al momento del rinnovo, così come indicate nell'Account, direttamente da Register.it sulla carta di credito del Cliente, previa comunicazione via e-mail. Qualora non sia possibile per Register.it procedere a tale addebito, il contratto non potrà rinnovarsi tacitamente e lo stesso dovrà intendersi senz'altro scaduto nel termine previsto. In tale situazione il Cliente potrà rinnovare il Servizio seguendo la procedura che segue sub b); nel caso di scadenza con rinnovo tacito e pagamento con sistema diverso dalla carta di credito, Register.it, 20 giorni prima della scadenza procederà, previa comunicazione via email, ad effettuare il rinnovo e inviare fattura al Cliente che dovrà essere pagata nei termini ivi previsti. La fattura e le relative istruzioni per il pagamento saranno inviate tramite posta di superficie all'indirizzo memorizzato negli archivi al momento dell'ordine. Nel caso in cui il Cliente non procederà al pagamento nei termini previsti Register.it potrà interrompere in qualsiasi momento l'erogazione del Servizio;
b) Nel caso di scadenza senza rinnovo tacito il Cliente potrà richiedere a Register.it, attraverso la procedura on-line, di rinnovare il Servizio per ulteriori e successivi periodi entro i termini che risulteranno sull'Account del Cliente ed alle condizioni tecniche ed economiche in essere al momento del rinnovo del Servizio ed eseguendo la procedura di rinnovo ivi previste. In caso di mancato rinnovo, nelle forme ed entro i termini sopra indicati, alla scadenza il Servizio cesserà di produrre di diritto i propri effetti, senza necessità di alcuna comunicazione da parte di Register.it.

5 – OBBLIGHI DEL CLIENTE

5.1. Il Cliente è tenuto a fornire a Register.it i dati anagrafici (anche dei referenti autorizzati e/o delegati all'accesso alla piattaforma destinata ai servizi di che trattasi) e le informazioni utili e obbligatorie, nonché all'occorrenza, quelle opzionali, ai fini della gestione del Servizio. Il Cliente si assume, altresì, l'obbligo di trasmettere dati esatti, veritieri e congruenti rispetto alla sua posizione fiscale e contributiva e a quella che assume nei confronti dell'Amministrazione debitrice, comunicando tempestivamente ogni eventuale variazione e/o modifica delle informazioni rese nel corso del rapporto contrattuale allorchè esse siano significative al fine del corretto svolgimento del Servizio.
5.2. In ogni caso il Cliente manleva Register.it da ogni responsabilità derivante da comportamenti negligenti (ascrivibili anche al referente autorizzato) in ordine agli obblighi di comunicazione a cui è soggetto.
5.3. Il Cliente è inoltre responsabile:
- della veridicità, dell'esattezza e dell'esaustività delle informazioni da trasmettere attraverso il SdI secondo lo schema e le regole riportate nelle "Specifiche tecniche del formato della fatturaPA" e delle “Specifiche tecniche fatturazione elettronica” pubblicate sul sito www.fatturapa.gov.it nella sezione "Documentazione fatturaPA" e “Documentazione fattura elettronica” secondo la normativa vigente (a titolo non esaustivo il D.M. n. 55/2013 e l'art. 25 del D.L. n. 66/2014, nonché la Legge di Stato 205 del 27/12/2017, il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate nr.89757 del 30/04/18 con circolare nr.8/E dello stesso organo in stessa data e successive modificazioni)
- della correttezza, della completezza, della veridicità e della conseguenzialità di tutti i dati e dei documenti comunicati e trasmessi a Register.it e all'Intermediario, e quindi del rispetto della normativa fiscale e tributaria vigente;
- della corretta custodia delle credenziali di accesso alla Piattaforma evitando che siano conosciute da terzi non autorizzati e ogni altro uso improprio.
5.4. In caso di errori, anomalie ed omissioni riconducibili alla condotta del Cliente da cui possa derivare la necessità di emettere una nuova fattura o di una nota di accredito e/o di debito, lo stesso provvede in tal senso e rimette i documenti corretti a Register per l'eventuale trasmissione allo SdI.
5.5. Il Cliente si impegna, assumendosene l'esclusiva responsabilità, ad accedere all'area riservata al fine di verificare lo stato dei documenti predisposti, inviati e trasmessi o ricevuti al/dal SdI e destinati alla conservazione. Altresì si obbliga in tal senso al fine di porre in essere gli ulteriori obblighi di registrazione contabile, di liquidazione e di versamento dell'imposta dovuta.
5.6. Il Cliente si impegna ad utilizzare la Piattaforma e tutti gli strumenti operativi messi a disposizione da Register.it, attenendosi scrupolosamente alle presenti condizioni generali. Il Cliente si obbliga a non utilizzare la Piattaforma e i relativi servizi per scopi illegali o contrari ai presenti termini e condizioni o con modalità che potrebbero danneggiarne la funzionalità, rendendola inagibile, provocare sovraccarico, deterioramenti e/o interferenze con l'uso della stessa da parte degli altri utenti. E' vietato ogni comportamento da cui, anche per meri tentativi, possano derivare accessi non autorizzati alla Piattaforma, ai servizi, ad altri Account, a sistemi o reti connessi al medesimo tramite operazioni di pirateria informatica, contraffazione della password o altri mezzi.
5.7. Il Cliente si impegna, rimanendo responsabile per ogni omissione o negligenza al riguardo, a comunicare a Register.it, contestualmente o comunque tempestivamente rispetto al verificarsi dell'evento o della sua concreta conoscenza, lo smarrimento e/o la perdita e/o ogni altro abuso, anche sospettato, delle credenziali di autenticazione da cui possano derivare l'utilizzo improprio delle stesse, l'accesso abusivo alla Piattaforma o la conoscenza illegittima e il trattamento non autorizzato dei dati ivi presenti. Register.it allo scopo mette a disposizione del Cliente funzionalità idonee a ripristinare l'uso dell'Account e quindi a resettarne i dati a garanzia della riservatezza degli stessi e del corretto utilizzo della Piattaforma.

6 – OBBLIGHI DI REGISTER.IT

6.1. Register.it garantisce l'uso di risorse umane e strumentali proprie e/o dell'Intermediario organizzate per l'adeguato svolgimento del Servizio e in conformità, altresì, delle disposizioni normative e regolamentari applicabili in materia.
Altresì si impegna ad erogare il Servizio con la massima diligenza e qualità.
6.2. Register.it garantisce i rapporti dell'Intermediario con il canale accreditato e le funzionalità sperimentate della trasmissione ad esso e ricezione da esso dei documenti fattura elettronica secondo le relative specifiche tecniche e la ricezione dei messaggi, delle ricevute e delle notifiche generate in costanza di trasmissione.
6.3. Register.it garantisce ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento”), del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. e dell'art. 44 del D.lgs. n. 82/2005 e s.m.i. e delle relative regole tecniche di cui al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, il rispetto da parte dell'Intermediario degli adempimenti ivi previsti e, in particolar modo, di quelli relativi alla predisposizione delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui agli artt. 32-34 del Regolamento. Le misure di sicurezza, ivi comprese quelle relative alle procedure di backup, sono organizzate in modo da garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. Altrettanto, Register.it garantisce l'adempimento da parte dell'Intermediario degli obblighi discendenti e su di esso facenti capo in ragione del provvedimento emanato dall'Autorità garante per la protezione dei dati personali il 27 novembre 2008 avente ad oggetto "Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema".
6.4. Register.it garantisce l'aggiornamento dei sistemi operativi, dei programmi informatici in uso e dei sistemi di protezione e l'assistenza tecnica relativa da svolgersi durante i normali orari di ufficio. Comunicando tempestivamente altresì eventuali necessità di sospensione del Servizio e i termini previsti per il relativo ripristino specificandone i motivi di assistenza e di manutenzione ordinaria e straordinaria e altresì attivando modalità alternative di trasmissione e comunicazione dei documenti da parte del committente e/o del cliente.
6.5. Register.it fin d'ora si impegna in caso di cessazione, per qualsiasi motivo, dei rapporti con il Cliente a mettere a disposizione, fatti salvi gli obblighi derivanti dallo scarto dei documenti conservati nel rispetto del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, la documentazione generata, archiviata e conservata per mezzo degli strumenti messi a disposizione del Servizio e di ogni altra riconducibile allo stesso, in qualunque formato disponibile, in tempo per il Cliente ad evitare indebite interruzioni delle attività di rilievo e altresì al fine di trasferire la stessa ad eventuale diverso fornitore o comunque di trasferirla direttamente a questo mediante canali sicuri e previa autorizzazione del Cliente. O altresì, fatti salvi gli obblighi derivanti dallo scarto dei documenti conservati ai sensi del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, a cancellarla o renderla inintelligibile allorché il Cliente lo autorizzi in tal senso manlevando Register.it da ogni responsabilità al riguardo. In ogni caso a conclusione delle operazioni dette Register.it non potrà essere ritenuta responsabile in ordine all'adempimento di obblighi ulteriori, salvo gli obblighi alla riservatezza e nei limiti per essi stabiliti.
Alla cessazione, Register.it , dopo apposita comunicazione, metterà a disposizione del Cliente la possibilità di generare e scaricare, in autonomia tramite la Piattaforma, le immagini ISO autoconsultanti dei lotti conservati senza nessun ulteriore addebito.
Il Cliente avrà 60 giorni di tempo, a partire dalla data della suddetta comunicazione per collegarsi al Piattaforma, generare e scaricare le immagini ISO dei lotti.
Il Cliente avrà 60 giorni di tempo, a partire dalla data di comunicazione dell'avvenuta conclusione della procedura di preparazione dati, per effettuare il download.
In ogni caso trascorsi i 60 giorni di cui sopra i documenti, le immagini e i relativi dati verranno eliminati e non saranno più accessibili né dalla Piattaforma né in altro modo.

7. LIMITAZIONI DELLA RESPONSABILITÀ

7.1. Fermo restando quanto sino ad ora disposto, e fatti salvi i casi di dolo e colpa grave, Register.it e l'Intermediario non rispondono di malfunzionamenti del canale accreditato per la trasmissione al Sistema di Interscambio da cui possano derivare disservizi in ordine alla generazione, al ricevimento dei messaggi e delle notifiche di consegna e/o di scarto o rifiuto e all'impossibilità di tracciare, di tenere evidenza e di conservare gli esiti delle relative operazioni.
7.2. Fatti sempre salvi i casi di dolo o colpa grave, Register.it e l'Intermediario non sono responsabili per ritardi, disservizi o sospensioni delle funzionalità della piattaforma che dipendano da terzi o causati da forza maggiore o caso fortuito (a titolo meramente esemplificativo, e non esaustivo: sospensione, rallentamento o cattivo funzionamento del servizio telefonico o di erogazione dell'energia elettrica, malfunzionamenti della rete internet o del fornitore del servizio internet, ovvero del software e dei programmi informatici utilizzati per lo piattaforma, serrate o scioperi, anche del personale del fornitore di connettività, impedimenti od ostacoli determinati da disposizioni di legge o da atti di Autorità nazionali estere, provvedimenti o atti di natura giuridica o fatti di terzi, o altre cause non direttamente imputabili al fornitore); per manomissione o a causa di interventi di terzi su servizi o apparecchiature utilizzate dal Cliente; per errata utilizzazione della Piattaforma da parte del Cliente; malfunzionamento degli apparati di connessione utilizzati dal cliente; non conformità e/o obsolescenza di apparecchi o programmi dei quali essi o terze parti sono dotati; problemi o disservizi inerenti hosting e dominio; per malfunzionamenti dei servizi, perdite di dati, diffusione accidentale di dati personali, e qualsiasi altro tipo di danno verificatosi a seguito di attacchi da parte di pirati informatici, ladri, hacker, cracker, virus, ecc.
7.3. In ogni caso la responsabilità massima di Register.it per eventuali danni subiti dal Cliente non potrà eccedere quanto complessivamente pagato dal Cliente a Register.it nei dodici mesi precedenti il verificarsi dell'evento che ha generato i danni.

8 - CORRISPETTIVI E PAGAMENTI

8.1. Il Corrispettivo per il Servizio è quello indicato nell'offerta pubblicata on line, facente parte integrante del contratto. Tutti i Corrispettivi sono da intendersi I.V.A. esclusa.
Il pagamento dei corrispettivi per il Servizio dovrà essere effettuato a mezzo di bollettino postale oppure a mezzo di carta di credito completando il modulo di pagamento nel corso della procedura di registrazione. Nei casi di pagamento a mezzo di bollettino postale il Servizio verrà attivato a seguito del ricevimento da parte di Register.it, nei tempi indicati, via fax al numero evidenziato sul sito, della ricevuta attestante il relativo pagamento. Il bollettino dovrà essere correttamente compilato dal Cliente inserendo le medesime informazioni rilasciate in fase di ordine al fine di consentire a Register.it l'esatta erogazione del Servizio. In caso di bollettino erroneamente compilato ed in tutti i casi di indisponibilità del Servizio per fatti non imputabili a Register.it, la stessa non sarà tenuta al rimborso di quanto ricevuto ma procederà ad erogare il Servizio con prezzo equivalente, salvo eventuale conguaglio. Si precisa che non è ammesso il pagamento a mezzo bollettino postale per i servizi acquistati a rate e per rinnovare i servizi che andranno in scadenza entro il numero di giorni, come indicato sul sito, dal rinnovo stesso. In ogni caso Register.it si riserva la facoltà, a sua discrezione, di non ammettere il pagamento con bollettino postale dandone comunicazione.