PEC: cos’è, a cosa serve e come funziona

Da alcuni anni la PEC è entrata di forza nella vita di aziende e privati cittadini. La Posta Elettronica Certificata (da cui, appunto, PEC) è una casella di posta che permette di inviare e ricevere comunicazioni aventi valore legale. È ormai da diversi anni che l’Italia ha deciso di ricorrere a questo strumento per la gestione di tutta una serie di operazioni di contatto con aziende e cittadini. Da allora questo strumento si è evoluto fino a configurarsi come lo conosciamo oggi.

Cos’è la PEC e come si usa

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema informatico che permette di inviare e ricevere email che hanno validità giuridica e che si possono equiparare, per legge, a una raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC, infatti, certifica l'invio e la consegna del messaggio al destinatario, garantendo l'integrità del contenuto e opponibilità a terzi. Questo servizio è fondamentale per comunicazioni ufficiali, contratti e documenti legali.

In Italia, la PEC è obbligatoria per le imprese, i professionisti iscritti agli ordini, e le pubbliche amministrazioni. L'obbligo di possedere una PEC garantisce che le comunicazioni ufficiali possano avvenire in maniera sicura e tracciabile. Le aziende devono comunicare il proprio indirizzo PEC al registro delle imprese, mentre i professionisti agli ordini di appartenenza.

Differenza tra email e PEC

La principale differenza tra un'email ordinaria e una PEC risiede nel valore legale. Mentre le email standard non offrono garanzie sulla consegna e integrità del contenuto, la PEC certifica l'invio e la ricezione, opponendo valore legale in caso di dispute. Inoltre, la PEC protegge i contenuti da modifiche e assicura che il messaggio sia leggibile solo dal destinatario.

Le caratteristiche della PEC

Rispetto alle email ordinarie e alle raccomandate con ricevuto di ritorno la PEC ha un’efficacia maggiore, proprio per le caratteristiche intrinseche della Posta Elettronica Certificata.

• Contenuto del messaggio è garantito e non modificabile. Con l’uso di protocolli di sicurezza molto avanzati viene certificato che il testo dell'email non potrà essere manipolato. Questo è un aspetto molto utile, anche e soprattutto nel caso in cui si tratti di comunicazioni, con la Pubblica Amministrazione. Ad esempio, nel caso in cui si debba dare disdetta ad un’utenza o dare qualche comunicazione ufficiale, si avrà la garanzia della totale integrità del proprio messaggio.
  
• Ricevuta che attesta l’invio del messaggio. Un’altra caratteristica della PEC è il rilascio al mittente di una ricevuta che attesta l’avvenuto invio del messaggio. Allo stesso modo, se si invia un messaggio ad un altro indirizzo PEC, si riceverà anche una comunicazione che ne garantisce la consegna. Per ogni fase del trasferimento viene anche inserito un riferimento di data ed ora dei “movimenti” del messaggio. Anche eventuali problemi, come il mancato invio o la mancata ricezione, sono sottolineati dall’invio da parte del sistema di apposite ricevute.
  
• Documenti digitali con valore legale. I messaggi PEC rappresentano quindi dei documenti digitali con valore legale e per renderli una corrispondenza con rilevanza giuridica devono essere conservati a norma di legge per 10 anni. La PEC di Register.it risponde concretamente a questa esigenza offrendo la conservazione digitale a norma dei messaggi di Posta Elettronica Certificata inclusa nel servizio.

I Vantaggi della PEC

L'utilizzo della PEC offre numerosi vantaggi.

• Velocità: Con la PEC si possono spedire documenti e comunicazioni dal valore legale della raccomandata A/R comodamente dal proprio computer, o da mobile, senza uscire di casa. Niente più code e attese negli uffici postali.
  
• Semplicità: Il servizio di Posta Elettronica Certificata si usa come la posta elettronica tradizionale. Si possono inviare e ricevere messaggi PEC via web attraverso una webmail pec o tramite Client configurato sul proprio computer (come ad es. Outlook Express).
  
• Sicurezza: Tutte le comunicazioni inviate o ricevute tramite PEC sono protette e crittografate garantendo l’integrità e l’inalterabilità dei messaggi e dei relativi allegati.
  
• Certezza della consegna: il sistema invia notifiche di avvenuta consegna al mittente.
  
• Risparmio di tempo: inviare una PEC è molto più facile e veloce rispetto ad inviare una raccomandata con ricevuto di ritorno, rendendo le comunicazioni più rapide ed efficienti.
  
• Risparmio economico: La PEC è conveniente. Una casella di posta elettronica certificata può costare quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l’invio di messaggi illimitati. Rispetto ai canali di comunicazione più tradizionali con la PEC si azzerano anche le spese per l’acquisto di carta, buste e francobolli.
  
• Valore legale: I messaggi inviati e ricevuti via PEC possono essere utilizzati come prova in caso di contenzioso legale.
  
• Accessibilità: La PEC può essere utilizzata ovunque ci sia una connessione internet, rendendo le comunicazioni rapide e accessibili.

Come fare la PEC

Su Register.it si hanno a disposizione diverse soluzioni PEC, adatte a qualsiasi esigenza e complete di tutti gli strumenti necessari alla gestione della Poste Elettronica Certificata.

Gli indirizzi PEC per i privati

Per i privati dotarsi di un indirizzo PEC non è obbligatorio anche se sempre più persone decidono di non fare a meno anche perchè possono craeare pec gratis. Oltre al fatto di poter contare su una PEC gratuita, la gestione delle comunicazioni ufficiali con questo strumento, invece che con le raccomandate, è più veloce, più sicura ed ha lo stesso valore legale.

L’utente può scegliere tra una vasta gamma di indirizzi PEC gratis a dominio neutro (...@pec.net , ...@pecmail.net, ...@pec-mailbox.it per fare alcuni esempi), gratuiti per sei mesi, da cui inviare le proprie comunicazioni ufficiali. Inoltre, Register.it mette a disposizione anche una Webmail PEC che può essere consultata da dispositivi mobili come smartphone e tablet.

Con le soluzioni PEC di Register.it anche i liberi professionisti hanno l’opportunità di creare PEC gratis con un indirizzo PEC adatto alla propria professione scegliendo fra una vasta gamma di domini dedicati ai vari albi, in modo da rendersi subito riconoscibili come professionisti (…@pec-architetti.it, …@pec-assistenti-sociali.it, …@pec-avvocati.it, …@pec-commercialisti.it, …@pec-geometri.it ecc.).

Gli indirizzi PEC per le aziende

Tutte le società, le Partite IVA e le Ditte Individuali, hanno l’obbligo di dichiarare la propria casella PEC al Registro Imprese. Ne consegue quindi che per le aziende la PEC è obbligatoria.

Con Register.it è possibile  creare indirizzi PEC personalizzati su un dominio proprietario, del tipo ...@nomeadominio.it.

Questa è sicuramente la soluzione da preferire per le aziende perché consente di mandare messaggi con valore legale su un dominio proprietario e riconducibile al sito web dell’azienda e di presentarsi quindi online come un’azienda affidabile e al passo con i tempi.

Gli indirizzi PEC per le aziende offerti da Register.it sono quindi attivabili su dominio personale, includono le notifiche via SMS e l’archivio di sicurezza e, in base alle proprie necessità, possono essere attivati scegliendo tra diverse dimensioni (3GB o 5GB).

La conservazione delle email e dei documenti è garantita in base alle norme di legge. Questo perché essendo i messaggi e gli allegati documenti legali con rilevanza giuridica dell’attività di impresa, essi devono essere conservati per 10 anni.

Da alcuni anni le comunicazioni tra aziende e Pubblica Amministrazione devono svolgersi solamente via PEC, essendo stata abolita la comunicazione in forma cartacea. Ma la PEC ha una gamma di utilizzi molto più ampia, che va oltre il semplice dialogo con la PA. Anche la gestione di ordini, piuttosto che di fatture, può risultare più sicura con questo tipo di casella di posta.

Posta elettronica certificata gratuita

La soluzione PEC Agile di Register.it è un servizio di PEC gratuito per i primi 6 mesi che consente di sperimentare i vantaggi della Posta Elettronica Certificata senza alcun costo iniziale. PEC Agile include tutte le caratteristiche fondamentali della PEC, come la sicurezza delle comunicazioni, la certificazione della consegna e il valore legale dei messaggi inviati.

Scegliere la PEC gratuita di Register.it è una soluzione ideale per privati e piccole imprese che desiderano familiarizzare con l'uso della PEC senza impegno finanziario.

Register.it, grazie alla sua esperienza consolidata nel settore dei servizi digitali, garantisce un'infrastruttura robusta e un supporto tecnico competente, rendendola creazione PEC semplice e priva di stress. Sfruttare l'offerta gratuita è un ottimo modo per iniziare a beneficiare di comunicazioni sicure e legalmente valide, migliorando al contempo l'efficienza operativa e la professionalità delle interazioni ufficiali.