La PEC per aziende: come averla e le soluzioni a disposizione

Come ormai sappiamo tutti, da alcuni anni per le aziende vige l’obbligo di fornirsi di una PEC per la gestione delle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Questo sarà l’oggetto di questo approfondimento. Si parlerà infatti delle soluzioni di Register.it per creare PEC  e di tutti i servizi di Register.it legati ad essa.

Le peculiarità della PEC per aziende

La Posta Elettronica Certificata (da cui deriva l’acronimo PEC) è una casella di posta con alcune caratteristiche particolari in grado di garantire l’integrità e l’inalterabilità e la corretta conservazione dei messaggi inviati e dei relativi allegati. I messaggi inviati tramite PEC, infatti, hanno valore legale a tutti gli effetti e devono essere trattati e conservati, a norma di legge, per 10 anni per avere rilevanza giuridica.

Le soluzioni di Register.it per creare PEC offrono anche molto di più: un servizio di antivirus/antispam, una pratica Webmail PEC per consultare la propria casella da remoto con device portatili, l’invio di notifiche via SMS e la possibilità di attivare indirizzi di Posta Elettronica Certificata personalizzati su domini proprietari, come vedremo tra pochissimo.

Come fare l’attivazione della PEC per le aziende

PEC Unica di Register.it è la soluzione che consente alle aziende di creare PEC personalizzate su un dominio proprietario.

Il primo passo da fare per l’attivazione di una casella PEC sul proprio nome a dominio è procedere all’acquisto della soluzione PEC Unica e accedere all’Area Clienti di Register.it inserendo il nome utente e la password nei rispettivi campi.

Dal proprio Pannello di Controllo sarà sufficiente scegliere il nome della propria PEC compilando esclusivamente la parte a sinistra della chiocciola (@). Register.it provvederà a completare automaticamente l’indirizzo con il dominio precedentemente registrato. Una volta fatto questo si accederà al modulo di attivazione della casella in cui verrà richiesto di inserire tutti i dati relativi alla nostra azienda come la ragione sociale e la partita IVA.

Quando anche questo passaggio sarà portato a termine dovremo finalmente scegliere la password e la domanda di sicurezza in caso di suo smarrimento. Si potrà poi accedere alla sezione upload documenti per scaricare e firmare la documentazione appena compilata e caricare un documento di identità del richiedente e (solo nel caso in cui ci si registri come azienda), la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà. Inviato il materiale richiesto un operatore di Register.it provvederà al controllo della documentazione e provvederà all’attivazione della casella PEC richiesta.

Quanto costa per le aziende un indirizzo PEC?

La soluzione PEC Unica di Register.it prevede la possibilità di scegliere tra una casella PEC da 3 GB e una da 5 GB.  Per la prima opzione il prezzo è di 43 € annui + IVA. Ricordiamo che questa garantisce la conservazione a norma dei documenti, l’archivio di sicurezza, l’antivirus/antispam ed è attivabile sul dominio proprietario.
Queste caratteristiche sono garantite anche per la PEC da 5 GB, che è disponibile al prezzo di 68 € all’anno + IVA. Potrebbe succedere che per qualsiasi motivo la tua azienda possa e debba avere bisogno di caselle più grandi o di più indirizzi di Posta Elettronica Certificata. In questo caso ti invitiamo a contattarci per ricevere una quotazione personalizzata. Insieme a te troveremo il prodotto ed i servizi più adatti alle tue esigenze.

Perché è utile attivare una PEC?

Si può partire con la risposta più semplice e corretta. La Posta Elettronica Certificata è l’unico canale di comunicazione consentito alle aziende con la Pubblica Amministrazione. Di conseguenza, per imprese, ditte individuali e per tutto il mondo del lavoro la PEC è strumento obbligatorio.

Accanto a questo uso “standard” ce ne possono essere altri legati al valore legale delle comunicazioni inviate tramite PEC. I messaggi PEC, infatti, possono essere equiparati a una raccomandata con ricevuta di ritorno e possono esser usati per le stesse finzioni.

Non dimentichiamoci comunque anche dei grandi vantaggi della PEC in termini di velocità e garanzia di inalterabilità e integrità dei messaggi.

A cosa serve la PEC per aziende e come si può usare?

Passiamo agli usi pratici: la PEC può essere, ad esempio, uno strumento ottimo per disdire un contratto di fornitura. Oltre ai vantaggi sopra elencati c’è anche un risparmio di tempo notevole nell’invio delle comunicazioni. Si pensi poi alla gestione degli ordini in entrata e in uscita, per i fornitori e da parte dei clienti, aspetto, sempre delicato e soggetto ad errori, che può essere ricondotto a riscontri oggettivi.